Zo stuur je mails uit die effectief toekomen

Heb je een website, dan wil je waarschijnlijk vroeg of laat ook mails uitsturen. Dat lijkt eenvoudig, maar er zijn toch wat valkuilen. Omdat we niet willen dat jij erin trapt, leggen we even uit hoe je ze kan vermijden.

Soorten mails

Om te beginnen: een mail is niet zomaar een mail. Je leest het goed: er zijn verschillende types.

Allereerst zijn er de transactionele mails. Die worden verzonden naar één of enkele gebruikers, meestal vanuit een bepaalde gebeurtenis. Denk daarbij aan de registratie van een gebruiker, de bevestiging van een bestelling, een mail vanuit een contactformulier, enz.

Daarnaast heb je nog bulkmails. Die verzend je meestal naar een grotere groep mensen, bv. een aankondiging voor een event of een nieuwsbrief.

Wat is het probleem?

We spreken liever over een uitdaging dan een probleem. En die uitdaging is eigenlijk tweeledig:

• Jij wil dat je mail toekomt bij de ontvanger en liefst niet als spam wordt gemarkeerd
• Wij willen dat de reputatie van onze servers goed blijft

Beide uitdagingen worden bedreigd door eenzelfde fenomeen: websites die te veel mails ineens versturen.

Wat gebeurt er immers als je website een mail stuurt? De server waarop de website staat, bekijkt de mail en analyseert elke ontvanger in je mail. Voor elke ontvanger (bv. info [at] level27.be) wordt bepaald naar welke server de mail verzonden moet worden. Daarna wordt de mail verzonden naar de ontvanger via een bepaald protocol, met de naam SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Als jij dus een mail stuurt naar 10.000 ontvangers, zal onze server die 10.000 ontvangers in een wachtrij plaatsen en de mails zo snel mogelijk proberen te verzenden.

Waar zit het probleem dan? Wel, die ontvangende servers moeten ook denken aan zichzelf en hun gezondheid. Hoeveel mensen uit jouw lijst van 10.000 hebben bv. een mailadres dat eindigt op @telenet.be? Kan je je de reactie inbeelden van de mailservers van Telenet als jij binnen de 10 seconden ineens 4.000 mails verstuurt naar dit soort adressen? Juist, zij zullen dit niet appreciëren en de mails dus ook niet afleveren.

Tegelijk lopen wij ook risico, want door deze actie beschouwen ontvangende mailservers onze server als onbetrouwbaar. Vanaf een bepaald moment komen wij - of beter gezegd onze IP-adressen - op een blacklist terecht. Dat is een publieke lijst die ontvangende mailservers gebruiken en onderhouden van gekende adressen die hen lastigvallen. Komt een server terecht op zo’n blacklist, dan is het gedaan met mails versturen vanaf die server.

Hoe gaan we hiermee om?

Om onze mailreputatie nauwgezet te bewaken, geven we je website niet de kans om bulkmails te versturen. Je mag dus alle transactionele mails versturen die je website nodig heeft, maar zodra we detecteren dat je ineens te veel mails gaat verzenden, houden we ze tegen en brengen we je op de hoogte.

Trouwens, vaak gebeurt dit zonder dat je het weet: als je website geïnfecteerd is met een virus, spambot of andere kwaadaardige code, wordt die heel vaak gebruikt om spam te versturen. Ook in deze gevallen merkt onze server dit op en behoeden we je voor erger kwaad.

Oplossing voor bulkmails

Maar als jij dus zonder veel nadenken bulkmails wil versturen vanuit je website, ben je eraan voor de moeite. Laten we je dan helemaal in de kou staan? Helemaal niet. We brengen je onmiddellijk op de hoogte van het probleem en stellen je een oplossing voor.

Die is te vinden bij externe diensten die gespecialiseerd zijn in het verzenden van grote aantallen mails. Zij versturen de mails niet vanuit één locatie, maar vanuit honderden locaties tegelijk. Zo heeft de ontvangende mailserver niets in de gaten.

Bekende voorbeelden van deze diensten zijn:

• Campaign Monitor
• MailChimp
• Sendyhosting

Deze diensten bieden bovendien méér dan alleen betrouwbare mailverzending. Er is altijd een praktische manier om de lijsten van je ontvangers te beheren:

Je kan je klanten onderverdelen in groepen, er is een automatische manier om uit te schrijven, onbestaande e-mailadressen worden automatisch verwijderd, enz. Verder kan je uitgebreid kiezen uit allerlei soorten templates om je mails eenvoudig en mooi op te stellen:

Ook word je na de verzending op een schitterende manier op de hoogte gehouden van de prestaties van je mailcampagne:

Ten slotte zijn er gratis apps beschikbaar om je website te koppelen, kijk maar eens op https://www.campaignmonitor.com/appstore/.

Conclusie? Wil je bulkmails uitsturen, dan ben je het best af met bovenstaande diensten. Wij raden het gebruik dan ook sterk aan.

En wat met transactionele mails?

Als je zulke gepersonaliseerde mails wil versturen vanaf je website, dan hoef je daar niets speciaals voor te doen. Wat ons betreft, mag je gewoon de lokale server gebruiken.

Soms is het toch raadzaam om ook hiervoor een beroep te doen op externe diensten, bv. als je écht heel veel mails verstuurt of als je de bijhorende statistieken leuk vindt.

Je kan ook via een API koppelen zoals Mailgun. Zo verzend je nog sneller en kan je extra functionaliteiten gebruiken.

Configureer je mail correct

Onthoud zeker dit nog: in alle gevallen is het belangrijk dat je mail en domein goed geconfigureerd worden. En dan gaan we goochelen met technische termen zoals SPF, DomainKeys, DKIM, ... Gaat dat wat ver voor jou? Contacteer ons, wij zorgen ervoor dat alles perfect voor jou wordt ingesteld!