Level27 in coronacrisis

Geen gezellige drukte als anders. Geen samenscholingen aan het koffiemachine. Alleen maar rust en stilte, zo lijkt het wel.

Maar... is dit wel echt waar?

Natuurlijk niet, het is alle hens aan dek en één al drukte. Van thuis uit. Want wij geloven immers dat het belangrijk is dat we er alles aan doen om verder te werken.

• Belangrijk voor onszelf, want door zinvol bezig te zijn focus je je niet constant op de onheilspellende berichtgeving.
• Belangrijk voor al onze klanten-ondernemers, want in deze tijden is online aanwezigheid meer dan ooit een keiharde noodzaak. Het is misschien niet altijd zichtbaar wat we doen, het is immers voor veel van jullie een achter-de-schermen-werk. Ja, we doen 'iets met IT' of 'iets met computers'. In tijden als dit zorgen wij voor de continuïteit van je online diensten. We zorgen ervoor dat je kan mailen om contact met je klanten te houden. We houden je website online, zodat je kan aankondigen hoe jij je organiseert in deze crisis.

Inderdaad, bij ons is er geen technische werkloosheid. Integendeel, er is net meer druk dan anders. Meer druk omdat er meer verkeer is, de websites zwaarder belast worden. Of om het in mensentaal te vertellen: er is meer volk online.

Logisch, want iedereen werkt thuis en is compleet afhankelijk van de online wereld. VPN-verbindingen waren vroeger een 'nice to have' om af en toe thuis je werk te checken. Vandaag zijn ze levensnoodzakelijk. Restaurants die afhaal organiseren, zijn volledig afhankelijk van website en mail om bestellingen te ontvangen.

We volgen natuurlijk de richtlijnen van de overheid op en werken thuis. Misschien kan ik je inspireren door te vertellen hoe wij dit aangepakt hebben.

Communiceer!

De grootste uitdaging spreekt voor zich. Je ziet elkaar niet meer echt, dus we moeten extra communiceren. Hiervoor gebruiken we voornamelijk onze gekende tool 'Slack'. Kijk hier naar een mega-oud artikel uit 2016 waarom we fan zijn van Slack.

Nu zouden we niet zonder Slack kunnen. Iedereen is er aanwezig, we kunnen chatten, bellen en video-conferences houden, allemaal in 1 omgeving.

Intern hebben we onmiddellijk de afspraak gemaakt om 'overdreven' te communiceren. Zeker als je elkaar niet constant ziet, is het belangrijk om dit te doen. Dus beter een project update teveel of een vraagje extra. Het kan alleen maar helpen!

Organiseer!

We hebben van in het begin enkele duidelijke regels gesteld. We zijn niet op vakantie! Het is immers belangrijk dat we weten wat iedereen aan het doen is. Daarom hebben we elke dag om 11:30 een 'daily scrum meeting' met het volledige team. Hierin gaan we de volgende onderwerpen behandelen:

• Quick check-in: hoe voelt iedereen zich?
• Problemen: iedereen mag problemen naar voren brengen waar hij of zij mee zit. Tijdens deze call bespreken we die niet in detail, maar gaan we op zoek naar iemand die jou kan helpen met je probleem. Na de call worden dan ook meerdere private calls opgezet om de problemen uit te diepen.
• Andere actiepunten: nog iets speciaal dat er te delen valt? Een leuk item? Of gewoon een afsluitende reflectie over de dingen des levens.

Informeel

We zijn allemaal mensen en de wereld is in crisis. Dus hebben we behoefte aan humor en afleiding. We proberen daarvoor te zorgen, hoe moeilijk het ook is. De chat-channels als #random worden druk gebruikt met allerlei onzin en filmpjes. Straks is er een virtuele drink, waarbij we voor de #failoftheweek en het #successoftheweek zullen stemmen. Niet op kantoor, maar iedereen thuis met zijn eigen drankje.

Zo houden wij de stemming erin!

Niet alles is negatief!

We bekijken het leven graag positief. Door deze situatie leren we ons beter te organiseren, duidelijkere afspraken te maken en kunnen we onze aanpak steeds verbeteren. We merken nu al dat er effectiever wordt gewerkt. Vergaderingen worden efficiënter en mensen kunnen vooral ‘deep work’ beter doen in een rustige omgeving.

Tot slot

Ik hoop dat ik je met deze tekst heb kunnen geruststellen dat wij voor je klaar staan. info [at] level27.be (Als Level27 of ikzelf je nog met iets kunnen helpen, met wat dan ook, aarzel niet me te contacteren! Nuja, toch iets dat met IT en hosting te maken heeft :))

En natuurlijk - we blijven bereikbaar via onze gekende kanalen als je technische hulp nodig hebt!